Ủy nhiệm chi là gì? Cách ghi uỷ nhiệm chi cụ thể

Nhiều người khi tham gia thực hiện tiến hành các giao dịch tại ngân hàng sẽ bắt gặp nhiều mẫu ủy nhiệm chi nhưng lại không biết giấy ủy nhiệm chi là gì? Có tác dụng như thế nào? Bên cạnh đó họ sẽ thắc mắc rằng loại giấy này có cần thiết khi tiến hành giao dịch cùng ngân hàng hay không? Để giúp cho các bạn lý giải được những câu hỏi này thì bài viết hôm nay chúng tôi sẽ mang đến tất tần tật những thông tin cần thiết về ủy nhiệm chi mà bạn có thể tham khảo nhé.

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi là việc một trung gian sẽ tiến hành các thao tác thanh toán chấp thuận rút tiền từ tài khoản của chủ tài khoản để thanh toán cho người nhận. Lệnh chi (ủy nhiệm chi) là phương thức dùng để thanh toán trong đó người trả tiền sẽ lập lệnh chi theo mẫu do ngân hàng cung cấp. Sau đó người trả tiền sẽ gửi lại ngân hàng nơi mở tài khoản và yêu cầu ghi nợ bằng số tiền trong lệnh chi để thanh toán từ tài khoản séc cho người thụ hưởng.

Nói một cách đơn giản, uỷ nhiệm chi là một loại tài liệu giao dịch do người trả tiền tạo ra để ủy quyền cho các ngân hàng tiến hành thanh toán một số tiền cho người nhận thanh toán. 

Xin lưu ý rằng lệnh chi phải do khách hàng lập và ký tên, ngân hàng chỉ tiến hành những bước cần thiết cho quá trình phát lệnh chi để chuyển tiền cho người nhận. Ngoài ra, các ngân hàng không được phép tự động rút tiền từ tài khoản thanh toán của khách hàng mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản.

Ủy nhiệm chi là trong tiếng Anh được gọi là Payment order và còn được gọi là lệnh chi. Với các phương thức thanh toán, người trả tiền đặt lệnh chi theo mẫu do ngân hàng quy định, gửi đến ngân hàng mở tài khoản và yêu cầu trích nợ. Một số tiền cố định trong tài khoản của mình cho người thụ hưởng.

Uỷ nhiệm chi còn được gọi là lệnh chi hoặc UNC, là một phương thức thanh toán trong đó người trả tiền đặt lệnh thanh toán theo mẫu do ngân hàng cung cấp. Sau đó người trả tiền sẽ gửi lại ngân hàng nơi mở tài khoản và yêu cầu ghi nợ bằng số tiền trong lệnh chi để thanh toán từ tài khoản séc cho người thụ hưởng. 

Nói một cách đơn giản, UNC là một loại chứng từ giao dịch do người trả tiền tạo ra để ủy quyền cho ngân hàng thanh toán cho người thụ hưởng. Xin lưu ý rằng UNC phải do khách hàng tạo và ký tên, và ngân hàng sẽ chỉ sử dụng nó để đưa ra hướng dẫn thanh toán cho người nhận tiền. Ngoài ra, các ngân hàng không được phép tự động rút tiền từ tài khoản thanh toán của khách hàng mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản.

Tóm lại, bạn có thể hiểu ủy nhiệm chi qua những gạch đầu dòng cụ thể sau đây:

• UNC là một chứng từ giao dịch mà người trả tiền tạo ra để ủy quyền cho ngân hàng thanh toán một số tiền nhất định. 
• UNC phải do khách hàng tự tạo và ký. Các ngân hàng chỉ dựa vào nó để gửi tiền cho người nhận. 
• Các ngân hàng không được phép rút tiền từ tài khoản của khách hàng khi chưa được sự đồng ý và đồng ý của khách hàng. Tự ý rút tiền bị coi là vi phạm quy tắc. 
• Một điều thú vị nữa là bạn có thể sử dụng UNC để thanh toán, chuyển khoản giữa hai tài khoản trong cùng một hệ thống. 
• Nếu bạn yêu cầu thanh toán UNC, nếu bạn sử dụng lệnh thanh toán, số tiền của đơn hàng đó sẽ được gửi trực tiếp vào tài khoản của người nhận.

Các loại ủy nhiệm chi

Hai uỷ nhiệm chi được sử dụng là UNC trực tuyến và UNC tại quầy ngân hàng, tùy thuộc vào sự thuận tiện và nhu cầu của khách hàng. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn hai loại này. 

• Uỷ nhiệm chi trực tuyến 

Đây là biểu mẫu phê duyệt thanh toán được in ngay sau khi bạn tải xuống từ trang web. Khách hàng chỉ cần truy cập trang web, điền vào các biểu mẫu có sẵn, in chúng ra và mang đến ngân hàng của họ. 

• Uỷ nhiệm chi tại quầy 

Bạn có thể đến trực tiếp quầy giao dịch của ngân hàng để lấy mẫu uỷ nhiệm chi và nhập thông tin trực tiếp. Đối với những khách hàng thường xuyên giao dịch, bạn có thể sử dụng UNC Book để điền trước thông tin và tiết kiệm thời gian cho các giao dịch của mình.

Ưu – Nhược điểm khi thanh toán thông qua ủy nhiệm chi

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về ủy nhiệm chi là gì thì chúng ta cần tìm hiểu về hai mặt tồn tại của lệnh chi này. Tất nhiên, thanh toán qua UNC cũng có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Bạn có thể áp dụng cho mình dựa trên nhu cầu của bạn và tình hình hiện tại. 

Lợi ích của UNC

• Việc thanh toán được kiểm soát chặt chẽ để tránh những sai sót đáng tiếc từ việc kiểm tra và xác minh của ngân hàng. 
• Phương thức thanh toán vô cùng đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm thời gian, công sức mà bất cứ ai cũng có thể thực hiện được. 
• Khách hàng có thể tự mình ủy quyền cho ngân hàng trả tiền trực tiếp cho người nhận. 

Nhược điểm của UNC 

• Người phê duyệt thanh toán cần phải trả một khoản phí cố định cho ngân hàng. 
• Ngân hàng có quyền từ chối giao dịch nếu các khoản thanh toán vào tài khoản của người được ủy quyền không đầy đủ, tùy thuộc vào nội dung phê duyệt thanh toán. Điều này sẽ đồng thời làm chậm quá trình thanh toán.

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Dựa trên các thủ tục ngân hàng và luật pháp nhà nước Việt Nam, quy trình phê duyệt thanh toán trải qua ba bước nghiêm ngặt. Các bạn có thể thực hiện theo từng bước sau đây:

Bước 1: Điền đầy đủ thông tin theo mẫu yêu cầu hợp pháp và ngân hàng mới sẽ được kích hoạt. Sau khi ngân hàng kiểm tra, bước tiếp theo được thực hiện. 

Bước 2: Ngân hàng khi nhận được lệnh thanh toán sẽ rút tiền từ tài khoản của người thanh toán và chuyển số tiền cần thiết cho ngân hàng và gửi cho người nhận. 

Bước 3: Ngân hàng thực hiện giao dịch thanh toán cho người thụ hưởng. Tại thời điểm này, giao dịch được coi là hoàn thành hợp lệ.

Quá trình hoàn tất chỉ với ba bước đơn giản mà bất cứ ai cũng có thể làm được.

Các điểm lưu ý khi thanh toán ủy nhiệm chi

Thủ tục thực hiện giao dịch phê duyệt thanh toán rất đơn giản. Tuy nhiên, khi thực hiện, mọi người cần lưu ý những điều sau để tránh mắc phải sai lầm: 

• Nếu ngân hàng tự ý tịch thu tài khoản của khách hàng là vi phạm các quy định của nhà nước và ngân hàng. 
• Ngay cả khi có văn bản thỏa thuận trước và được sự đồng ý của cả hai bên thì mới được coi là hợp lệ. 
• Nếu UNC do khách hàng cung cấp dưới dạng văn bản giấy hoặc điện tử thì ngân hàng phải xác minh tính hợp lệ và hợp pháp của UNC trước khi thanh toán. 
• Ngoài ra, ngân hàng cần xác minh khả năng thanh toán của khách hàng. Nếu không thể thực hiện thanh toán trong tài khoản của khách hàng, giao dịch sẽ bị trì hoãn. 
• Nếu UNC không hợp lệ hoặc số tiền thể hiện trong lệnh thanh toán vượt quá mức hiện có của số dư tài khoản thanh toán của khách hàng, ngân hàng sẽ thông báo cho người lập lệnh thanh toán, gửi lại lệnh đó và từ chối thực hiện lệnh thanh toán. 
• Nếu UNC có đầy đủ chứng từ hợp lệ, ngân hàng có trách nhiệm phản hồi yêu cầu thanh toán của người thụ hưởng trong thời gian sớm nhất.

Nội dung uỷ nhiệm chi

Khi xem xét một ủy nhiệm chi bạn cần đọc từng mục và nội dung có trong văn bản. Uỷ nhiệm chi bao gồm các yếu tố sau, hãy nhớ kỹ nội dung này nhé. 

Một ủy nhiệm chi sẽ bao gồm: 

• Mã xác thực, số sê-ri; 
• Tên người thanh toán, địa chỉ, số tài khoản. 
• Tên, địa chỉ của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cho người trả tiền. 
• Tên, địa chỉ, số tài khoản của người nhận. 
• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của người nhận. 
• Thanh toán bằng chữ và số. 
• Vị trí, ngày duyệt thanh toán. 
• Chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản chấp thuận. 
• Các yếu tố khác không bất hợp pháp và được quy định bởi nhà cung cấp dịch vụ thanh toán.

Đây là những nội tư cơ bản và cần thiết cho một ủy nhiệm chi có hiệu lực. Bất kể những thông tin nào bị thiếu có thể khiến một ủy nhiệm chi vô hiệu, không thể thực hiện được. 

Cách ghi uỷ nhiệm chi chi tiết

Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách để điền đầy đủ thông tin của một ủy nhiệm chi cơ bản có hiệu lực nhé. 

Trong phần kế toán doanh nghiệp, 

• Ngày, tháng, năm: Chỉ định ngày giao dịch 
• Đơn vị thanh toán: Tên đơn vị là công ty cần gửi tiền cho nhà cung cấp. 
• Số tài khoản: Số tài khoản của công ty chuyển nhượng 
• Tại ngân hàng: Ghi tên ngân hàng mà công ty có tài khoản 
• Người nhận: Tên công ty nhận thanh toán 
• CMT / Hộ chiếu … Ngày phát hành … Vị trí phát hành … Điện thoại: Để trống 
• Số tài khoản: Xác nhận thông tin tài khoản công ty và số tài khoản và gửi tiền 
• Tại ngân hàng: Đối tác cung cấp tên ngân hàng mà công ty đối tác có tài khoản. 
•  Số tiền: Nhập đúng số tiền Việt Nam đồng vào trường này. Ví dụ: 2.000.000 VND 
• Số tiền (word): Vui lòng nhập chính xác số tiền trên bằng chữ. Viết hoa chữ cái đầu tiên,. Kết thúc bằng /. Ví dụ: 2 triệu đồng.
• Chi tiết: Chỉ định chi tiết thanh toán. Ví dụ: Thanh toán khi mua hàng 
• Đơn vị thanh toán 
• Chủ tài khoản: Giám đốc ký và đóng dấu tại đây. Bao gồm 2/3 chữ ký bên trong nhãn dán và 1/3 bên ngoài nhãn dán 
• Hãy đóng dấu chức danh giám đốc bên dưới. 

Phần ngân hàng ghi 

• Số mục nhập: Nhập số thứ tự của mục nhập 
• Tiền tệ: VND 
• Tài khoản ghi nợ trực tiếp 
• Tài khoản tín dụng 
•  Có chữ ký và đóng dấu của kế toán

Một số mẫu giấy ủy nhiệm chi phổ biến nhất hiện nay

Để giúp các bạn có thể hiểu rõ một ủy nhiệm chi là gì, trông như thế nào thì sau đây hãy cùng tham khảo một vài mẫu giấy ủy nhiệm chi cơ bản phổ biến nhất hiện nay của các ngân hàng tại Việt Nam mà bạn có thể tham khảo áp dụng. 

Hình thức chấp thuận thanh toán Vietcombank 

Mẫu Vietcombank có logo màu xanh lá cây được khắc ở góc trên bên trái. Nội dung UNC chứa các thông tin sau: 

Bạn sẽ cần điền tất cả các thông tin liên quan vào một mẫu giấy để đợi ngân hàng xác nhận tính hợp lệ của lệnh thanh toán của bạn. 

Giấy chấp thuận thanh toán của Ngân hàng ACB 

 Mẫu xác thực chi nhánh này có nền màu xanh lam và logo ở góc bên trái. Thông tin cần điền giống với thông tin UNC của Vietcombank. Vui lòng điền đầy đủ thông tin để ngân hàng làm cơ sở đối chiếu và xét duyệt hồ sơ. 

Biểu mẫu phê duyệt thanh toán của Agribank 

Có một logo ở góc trên bên trái của mẫu này. Bạn sẽ cần nhập tất cả thông tin mà ngân hàng cần để xác thực và xử lý thanh toán.

Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã hiểu được ủy nhiệm chi là gì và cách sử dụng nó sao cho hợp lý nhất. Traderforex tin rằng bài viết này sẽ mang lại những thông tin có ích nhất cho các bạn.

Xem thêm: Một số khái niệm liên quan bổ sung kiến thức hoàn thiện hơn như thặng dư vốn cổ phần, doanh thu thuần, lãi gộp.